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招标文件是招标人向潜在投标人发出的要约邀请文件，是向投标人发出旨在向其提供为编写投标文件所需的资料，并向其通报招标投标将依据的规则、标准、方法和程序等内容的书面文件。招标文件是纲领性文件，对投标人有哪些要求，对标的有哪些要求，如何开标、如何评标，如何定标，都在招标文件中作出规定，是整个招投标过程的依据。编制出规范、准确、科学、严谨的招标文件，才能保证招标结果满足招标人要求，保障项目的顺利进行。
一、招标文件的法律要求及主要内容
招标文件编制要求及构成在《招标投标法》第19条、《招标投标法实施条例》第25条等条款中有一般性的规定。国务院有关部委对于招标文件的内容作出了更加具体的规定，而这些规定是针对不同类型的招标项目出台的，范围更加广泛，要求更为细化。比如《工程建设项目施工招标投标办法》和《标准施工招标文件》规定工程建设项目招标文件由9个部分构成；《机电产品国际招标投标实施办法》和《机电产品采购国际竞争性招标文件》规定机电产品国际招标项目规定招标文件由8个部分构成；《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定政府采购项目招标文件由10个部分构成。
结合有关法律法规及有关部委的规定，招标文件在编制上，应由以下几个方面构成：
1.招标公告或投标邀请书。
2.投标须知。包括招标范围及数量，投标人资格要求，交货期或工期要求，现场踏勘和答疑安排，投标文件编制要求，投标报价要求，合同款项支付方式，投标有效期，最高限价，开标的时间和地点，投标担保和履约担保要求，否决与无效投标情形。
3.评标办法。包括选择评标方法（经评审的最低投标价法、综合评估法和法律、法规允许的评标方法）；确定评审因素和标准（针对初步评审和详细评审分别制定相应的评审因素）；确定评标程序（包括初步评审、详细评审、投标文件澄清、说明及评标结果等具体程序）。
4.合同格式或主要合同条款。
5.工程量（设备、服务）清单。
6.技术标准和要求（含技术规格书以及图纸）
7.投标文件格式。
8.附件和与其他要求投标人提供的材料。
二、招标文件编制原则及要求
《招标投标法》第5条明确规定，招标投标活动应当遵循公开、公平、公正原则，编制招标文件自然也要遵循这些原则，同时依据招标投标专业法律规范及相关法律法规的要求，根据不同项目的特点和招标人需求进行编制。
1.合法性原则。招标文件的内容不仅应遵守《招标投标法》、《招标投标法实施条例》等专门的法律法规，还应符合《合同法》、《价格法》、《建筑法》等其他相关民事法律法规的要求。
2.满足招标人需要。招标文件应能全面准确反映招标人的需求，资质要求设置合理，技术标准、技术参数、工期或交货期描述准确，验收标准具体明确。
3.公开、公平、公正。招标文件应载明招标程序、投标人资格条件、评标标准、评标方法，使每个投标人都获得有关信息。不得歧视或排斥任何一个投标人，不能在招标文件注明特定厂家的设备型号，也不能在产品性能、技术指标方面做出明显倾向性描述。
三、目前编制招标文件存在问题
1.文字表达不严谨。招标文件中常出现表达不清、空泛含糊，引起歧义的文字表述。比如出现了“大概”、“大约”等模糊概念的语句，招标文件中只要求“精度高”、“易维护、稳定性好”、“达到国际先进水平”等等，但是，对于涉及设备参数以及技术要求等具体问题却未予明确。这些都会影响投标人对招标文件的理解，投标人无法做出完全响应的投标文件。
2.前后内容不统一。招标文件内容较多，投标人的资质要求、技术要求、进度要求、评审标准需要前后呼应，这些重点内容招标文件一处进行修改，所有涉及的内容都要对应修改。出现前后内容编制不一致的问题，造成投标人编制投标文件、评委评标过程无所适从，可能导致招标不成功。
3.资质、技术要求、评标办法不够科学合理。资质、技术条件等要求设置过高，远远高于现实所需的标准，造成投标人不足或无投标人的情况；或设置过低，造成招标结果不能满足招标人的需要。评标办法的设置不符合项目实际，造成招标采购的标的价低质次。
4.机械套用标准文本。招标文件的基本内容可以套用标准文本，招标程序部分的各项目招标内容基本一致的，可以参照范本。但是交货期限、付款条款等商务条款，采购设备的技术和指标参数、质量水平、工艺方法、验收标准是千差万别的，要结合每个项目的具体特点准确描述，如果对这些条款表述或说明不当，会造成投标人对招标文件的误解和误判，影响到投标人的投标方案和正常报价，照搬硬套标准文本直接影响招标采购的成效和质量。
四、提高招标文件质量的方法
1.前期充分准备。招标文件编制前，应当对招标项目进行全面充分的了解，从国家行业的要求、技术规范、行业市场行情等方面进行全方位、多角度的调研，结合招标人的需求进行分析，对专业性强问题，要与法律专家、采购专家、技术专家沟通协作，为科学合理的编制招标文件提供保证。
2.合理选择评标办法和评标标准。编制评标办法和评标标准，应考虑所采购的货物类型、相关技术要求、市场供求状况、潜在投标人的数量等因素。一般来讲对于具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的原材料类物资，或技术规格、性能、制作工艺要求统一，标准化程度高的物资，可以采用经评审的最低投标价法。对于技术含量高、工艺或技术方案复杂的大型或成套设备，技术规格、性能、制作工艺要求难以统一，标准化程度低或非标准的物资，可以采用综合评估法或性价比法。同时也需要在竞争的充分性与价格的合理性之间，成本优先与质量优先之间作出平衡。
3.提高编标人员素质。招标文件编制是一项非常严谨细致的工作，编标人员需要综合素质高、实践经验多的人员。首先，提高编写人员的专业素养，对所招标项目技术特性要熟悉。其次，编写人员要通过对有关法律、行政法规、规章和规范性文件的深入学习，不断提高自身的法律素养。而且编制招标文件人员还应提高文字水平，使招标文件文字表述规范、严谨一致。
4.合理使用标准文本。各部委都下发过各类别标准文本，使用标准文本，能使招标文件规范、统一、公开，招标人也能节省精力。但是每个项目都有各自的特点，即使是类似的项目，商务、技术的要求也会有细微的差别，所以也不能简单套用范本，要逐条审核，适用的留下，不适用的要删掉、修改或完善，保证招标文件的针对性和可行性。
招标文件是整个招投标工作的基础，对招标能否成功有重要影响。招标文件编制是招标人最重要的工作之一，只有不断地增加专业知识和法律知识，积累招标文件的编制经验，在编制时严格遵循相关原则、合理地编写招标文件内容，才能够编制出完整、严谨、科学、客观公正的招标文件，才能保障招标工作的顺利开展。